企业经营中的预算控制方式

　　预算监控通常使利用信息系统进行在线控制，并结合内控流程设计关键控制点、对执行结果进行分析通报，以及开展内部审计等多种方式进行。

　　信息系统可以实现事中的结点控制并及时反馈各种预警信息。同时，在线控制也可以分别实现对个项和总额的控制，更可以实现二者的结合，进行集中控制。这也是实施预算信息系统最重要的作用之一。

　　在企业实际运营中，企业一般将上述四种方式结合起来，综合应用，通过重点控制体现成本效益原则，对预算的执行进行有效监控，达到运营目标，实现最优监控效果。

　　1. 预算执行的控制方式

　　（1）信息系统

　　通过信息系统，对重点预算事项（重点费用、材料采购支出、资本支出等）进行实时在线监控，不但能够体现实时控制的思想，真正达到事中控制，而且能达到控制严格、数据准确，执行各种内部管理方面的统计也更为快捷及时。当然，通过信息系统的在线控制，也可能会出现由于种种例外情况影响业务的顺利进行，并造成信息系统中的信息流和实际单据流的核对较为烦琐。

　　因此，根据重要性和“80/20”原则，可以对重点费用、采购支出和资本支出实施在线严格控制，而其他小额费用、非重要的例行采购支出可以实施较为宽松的在线控制。

　　具体预算信息系统控制流程如图所示。

　　预算信息系统控制流程

　　预算信息系统可以是独立的预算信息系统，也可以是ERP系统中的预算模块。

　　（2）内控流程

　　在系统外，对常规预算内事项，通过事先制定的控制流程进行一般的业务审批。通过内控流程进行预算控制，严格程度不如预算信息系统，需要人工判断是否超预算，及时性和准确性会大大降低。内控流程较易被员工和各级管理层所接受，但是较为灵活的方式也会降低其预算控制的水准。

　　（3）分析通报

　　对相关预算事项，通过月度、季度、年度的定期报告或者会议对各责任中心的预算执行情况进行分析、披露、通报和奖惩。此种预算控制形式是典型的事后控制形式，缺乏及时性特征，是一种“马后炮”预算控制方法，其严格程度与预算信息系统和内控流程控制形式相比显著降低。但是预算分析的通报和奖惩反映的情况较为综合、全面，对于需要进行长期考核的预算事项较为适宜，投入的成本也较低。

　　（4）内部审计

　　公司内部审计是对集团各事业部、各公司、各部门经营活动的真实性、合法性、效益性以及各种内部控制制度的科学性和有效性进行审查、核实和评价的一种监控活动。内部审计是企业内部监控体系中最上层的部分，通过对财务、管理、流程、IT等的审计来保障业务运行在预定的轨道上，避免不确定性因素。其中，对管理的审计就涉及对预算执行情况的审计，可以有效地约束预算的执行和预算目标的达成。

　　2. 预算执行中存在的问题 

　　在企业的运营之中，常常存在预算编制和执行的脱节现象，使得预算执行流于形式，也就是常说的预算编制和执行的“两张皮”现象，认识此问题，有助于提高预算管理在企业中的应用水准，推进预算工具的使用效能。预算在执行中常见的现象为：

　　（1）预算如一纸空文。预算编制时轰轰烈烈、大张旗鼓，却在年度预算批准后不做传达或者传达不清晰。同时，在执行中对预算执行的结果不做分析、追踪、考核，视年度预算、月度滚动预算为无物，或者仅仅在年度结束时进行分析或跟踪，忽视日/周/月度/季度/半年等时间序列的过程监控。究其原因，是对预算管理工具的应用缺乏充分的了解和把握，认识程度不够，使用方法不当，操作水准欠佳。其次，预算编制方法不切合实际，编制的方法和执行存在系统偏差或者根本性缺陷，使得编制出来的预算无法在执行中得到运用或者运用成本太高。最后，业务层面对预算在执行中的重视程度不够，缺乏对预算执行的了解和应用，参与程度较低。

　　（2）业务审批程序不规范。预算作为一种管理工具，可以有效地释放集中管理的垂直深度，缩短管理层级；也可以压缩管理的幅度，使得企业管理层级在控制上扁平化，节约管理和控制成本。

　　实行预算可以缩短审批流程，避免多头审批、重复审批、特批和滥批的现象，更可以避免一件事情“大家都管、都不管”；如预算内事项需要执行正常简化流程，仅仅需要一级经理人审批即可；超预算事项需要执行额外审批流程，按照额度分级审核，仅仅需要一至两级经理人审批即可；预算外事项需要执行复杂的特殊审批流程，需要经过多级经理人审批，甚至有时候需要上报预算管理机构进行审批。当然，在日程营运之中，预算外事项一般比较少出现。这样可以有效进行管理的分权，做到管理有序，避免“眉毛胡子一把抓”、“一支笔”的现象。

　　（3）预算信息系统薄弱。预算管理属于管理会计的范畴，主要是为了企业内部管理需要而产生的，其服务的对象是企业内部管理者，与一般财务会计的核算有显著的区别，同时又有紧密的联系。财务会计在一般企业已经实现信息化，预算管理信息系统却鲜有企业实施，造成此现象的原因众多，但是有一点却是不争的事实，即企业重财务会计、轻管理会计。

　　小型企业在进行预算编制和控制时，可以使用Excel等工具来制作统一的预算编制和控制模板，既可以满足预算管理的需求，又可以节约成本。大型企业集团在预算编制和控制时，则需要实施预算信息系统，否则在预算编制时容易出现预算合并、汇总困难，得出的预算信息质量较差，并且也无法进行预算控制。预算信息系统方面，有较多的厂家：国内的，如东软的MPC预算信息系统；国外的，如Hyperion Planning、Cognos Planning等系统，都能够满足预算编制的需要。

　　（4）执行结果

　　预算在执行中存在的另外一个问题是责任主体不清，没有按照责任中心进行预算编制，在执行中也没有按照责任主体进行考核，或者考核时奖惩不明。

　　预算编制时需要按照内部绩效考核的主体进行编制，以方便进行绩效考核。另外，预算目标是企业经营目标的最重要的内容，预算考核是绩效考核的有机组成部分，缺乏考核约束的预算，在以绩效考核为导向的企业很难被重视和得到执行，执行力会形同虚设。因此，预算执行结果必须按照责任主体进行绩效考核，或者说设置预算考核为必要的约束条件。否则，责任不清、奖惩不明的预算，不与薪酬挂钩，预算编制就没有实际意义；预算执行结果必须与业务相结合，与业务绩效相结合，否则预算会演变成为一种数据游戏。

　　3.预算执行中的审批机制及其权限等相关问题

　　本着“先算后花，先算后干”的原则，一般情况下不得突破预算指标（包括预算项目、金额和数量）。预算是严肃的事情，在流程、系统和考核等各种约束下，预算指标的突破是要付出代价的。

　　如果客观环境、内部条件以及公司经营计划发生终点变化需要突破预算，执行预算外审批程序，根据超预算审批流程执行。

　　预算结余可以跨月份使用，但不能跨年度使用。对于跨年度或者本年未完成的项目，下一年度则需要继续重新编制预算。